《中國(guo)共產黨機關(guan)公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理(li)條例》和(he)《國(guo)家行(xing)政(zheng)機關(guan)公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理(li)辦(ban)法(fa)》、《國(guo)家行(xing)政(zheng)機關(guan)公(gong)文(wen)格(ge)式》分別對黨委機關(guan)、行(xing)政(zheng)機關(guan)的(de)公(gong)文(wen)格(ge)式規定(ding)了十分嚴格(ge)的(de)標準，但在公(gong)文(wen)處(chu)(chu)理(li)實(shi)際工作中，仍(reng)然存在著許多(duo)不規范的(de)現象。主要表(biao)現在以(yi)下幾個方面：
一(yi)、公(gong)文格式組(zu)成部分中常見的問題
（一）眉首部分(fen)
1.發文(wen)字號(hao)。機關(guan)代字+〔年份〕+ 順序號(hao)。括年份應使用六角括號(hao)“〔〕”,而經常用方括號(hao)“[]”，如“某辦[2002]21號(hao)”。寫(xie)作“第21號(hao)”或“021號(hao)”均不規范。
2.簽(qian)發人(ren)(ren)。有(you)的(de)公文(wen)將(jiang)“簽(qian)發人(ren)(ren)”標(biao)(biao)(biao)識(shi)為(wei)“簽(qian)發”，有(you)的(de)將(jiang)簽(qian)發人(ren)(ren)姓名居前，還有(you)的(de)簽(qian)發人(ren)(ren)姓名字(zi)體不是楷(kai)體。規范的(de)標(biao)(biao)(biao)識(shi)應(ying)為(wei)：“簽(qian)發人(ren)(ren)”用(yong)3號仿(fang)宋(song)字(zi)體標(biao)(biao)(biao)識(shi)，后(hou)用(yong)全角冒(mao)號，冒(mao)號后(hou)用(yong)3號楷(kai)體標(biao)(biao)(biao)識(shi)簽(qian)發人(ren)(ren)姓名。
3.紅色(se)(se)反線。黨委(wei)機關文(wen)件紅色(se)(se)反線中間為一紅色(se)(se)五(wu)角(jiao)星(xing)(xing)，但(dan)行政機關公文(wen)紅色(se)(se)反線不應由紅色(se)(se)五(wu)角(jiao)星(xing)(xing)。
（二）主體部分
1.標(biao)題(ti)。常見的(de)問題(ti)一(yi)是字(zi)(zi)(zi)體字(zi)(zi)(zi)號(hao)(hao)不(bu)規范，有(you)用(yong)(yong)黑體的(de)，有(you)用(yong)(yong)宋體加黑的(de)；有(you)用(yong)(yong)二號(hao)(hao)字(zi)(zi)(zi)的(de)，也有(you)用(yong)(yong)小(xiao)二號(hao)(hao)字(zi)(zi)(zi)的(de)，這是不(bu)對的(de)。公文標(biao)題(ti)應(ying)用(yong)(yong)2號(hao)(hao)小(xiao)標(biao)宋體字(zi)(zi)(zi)。二是標(biao)題(ti)中濫用(yong)(yong)書(shu)名(ming)號(hao)(hao)等標(biao)點符號(hao)(hao)，除法(fa)規、規章名(ming)稱加書(shu)名(ming)號(hao)(hao)外，標(biao)題(ti)中一(yi)般不(bu)加書(shu)名(ming)號(hao)(hao)。
2.正文小標題(ti)。《辦法》規定公文正文內容結構(gou)層次為“一(yi)、”、“（一(yi)）”、“1.”、“（1）”。一(yi)級(ji)標題(ti)用黑體(ti)(ti)，二級(ji)用楷體(ti)(ti)。常見問題(ti)是直(zhi)接應用了微(wei)機(ji)自(zi)動生成的序號，這里(li)應該手動設置序號。
3.正文。用三(san)號仿(fang)宋字體，有(you)的用宋體是(shi)不對的。
4.附件(jian)。附件(jian)一(yi)(yi)般在(zai)(zai)正文之下空(kong)一(yi)(yi)行(xing)(xing)標識，常見的問(wen)題是(shi)沒(mei)有(you)與正文空(kong)開一(yi)(yi)行(xing)(xing)。附件(jian)名稱(cheng)后(hou)不(bu)加(jia)標點，但是(shi)有(you)的經常在(zai)(zai)名稱(cheng)后(hou)加(jia)句號。還有(you)就是(shi)沒(mei)有(you)在(zai)(zai)附件(jian)左(zuo)上角標明(ming)“附件(jian)”或者(zhe)“附件(jian)×”字樣(yang)。
5.落(luo)款、成(cheng)文時間、公(gong)章(zhang)。行政(zheng)機關文件不(bu)(bu)落(luo)單位名稱，只標識(shi)成(cheng)文日期，用漢(han)字，加蓋公(gong)章(zhang)，常(chang)見的問題(ti)是將“○”寫(xie)作“00”，如“二○○三(san)年(nian)”不(bu)(bu)應寫(xie)作“二00三(san)年(nian)”。
黨委機關(guan)公(gong)文落單位名稱，標識成文時間，用阿拉(la)伯數字(zi)，如“2003年11月13日”，一般(ban)不加蓋公(gong)章。
成文(wen)(wen)(wen)日(ri)期(qi)書寫右空(kong)4字，縱向與(yu)正(zheng)文(wen)(wen)(wen)的距離依(yi)印章(zhang)(zhang)的大(da)小而定(ding)，其(qi)標準為印章(zhang)(zhang)蓋在成文(wen)(wen)(wen)日(ri)期(qi)上，上距正(zheng)文(wen)(wen)(wen)不到1行的空(kong)白(bai)。如空(kong)白(bai)過大(da)，就容易(yi)被(bei)加入其(qi)他內容。但在實際操作中(zhong)，成文(wen)(wen)(wen)日(ri)期(qi)往往與(yu)正(zheng)文(wen)(wen)(wen)拉的距離過大(da)。
加蓋印(yin)(yin)章要(yao)端(duan)正(zheng)(zheng)、清(qing)晰地蓋在成文(wen)日期的(de)(de)上(shang)方，并(bing)做(zuo)到(dao)上(shang)不(bu)(bu)壓(ya)正(zheng)(zheng)文(wen)，下壓(ya)成文(wen)日期的(de)(de)年、月。常(chang)見的(de)(de)問題是蓋章不(bu)(bu)清(qing)晰，不(bu)(bu)居中，不(bu)(bu)端(duan)正(zheng)(zheng)，或上(shang)下壓(ya)文(wen)等，還有將印(yin)(yin)章蓋到(dao)成文(wen)日期以(yi)外。當公文(wen)排版后所(suo)剩空白(bai)處不(bu)(bu)能容下印(yin)(yin)章位置(zhi)時，應采(cai)取調整行距、字(zi)距的(de)(de)措施加以(yi)解(jie)決，務使印(yin)(yin)章與正(zheng)(zheng)文(wen)同處一面，不(bu)(bu)得采(cai)取標識“此頁無正(zheng)(zheng)文(wen)”的(de)(de)方法(fa)解(jie)決。
6.附(fu)注(zhu)。公(gong)文如有需要說明的事(shi)項要標識附(fu)注(zhu)，如請示需標識聯(lian)系人(ren)、聯(lian)系電話等(deng)。常見(jian)的問(wen)題是請示沒有標識附(fu)注(zhu)，或者是附(fu)注(zhu)標識的位置不(bu)規范。
（三）版(ban)記部(bu)分
1.主(zhu)(zhu)題詞(ci)(ci)(ci)。常見的問題是主(zhu)(zhu)題詞(ci)(ci)(ci)、詞(ci)(ci)(ci)目均用黑體(ti)標(biao)引，且(qie)詞(ci)(ci)(ci)目之間空格(ge)不均。規(gui)范的標(biao)識“主(zhu)(zhu)題詞(ci)(ci)(ci)”三字(zi)用黑體(ti)，詞(ci)(ci)(ci)目用小標(biao)宋體(ti)3號字(zi)體(ti)，詞(ci)(ci)(ci)目間空一字(zi)。
2.抄(chao)(chao)(chao)送(song)機關。常見的(de)問(wen)題(ti)是(shi)有的(de)公文(wen)將“抄(chao)(chao)(chao)報”和“抄(chao)(chao)(chao)送(song)”分開，應統一(yi)(yi)為“抄(chao)(chao)(chao)送(song)”；有的(de)抄(chao)(chao)(chao)送(song)機關較多回行時頂行，而不是(shi)與冒號后(hou)的(de)抄(chao)(chao)(chao)送(song)機關對齊；最后(hou)一(yi)(yi)個抄(chao)(chao)(chao)送(song)機關還應標句號。
3.印(yin)(yin)發(fa)機(ji)關和(he)印(yin)(yin)發(fa)時間。印(yin)(yin)發(fa)機(ji)關和(he)印(yin)(yin)發(fa)日期(qi)(qi)在(zai)抄(chao)送機(ji)關之下(xia)，印(yin)(yin)發(fa)機(ji)關左空一字，印(yin)(yin)發(fa)日期(qi)(qi)右空一字，但有的經常(chang)將二者左右頂格。印(yin)(yin)發(fa)日期(qi)(qi)以(yi)公文(wen)付印(yin)(yin)的日期(qi)(qi)為(wei)準，用阿拉拍數字標識。
二(er)、公文組成(cheng)部分標識規則中常見的問題(ti)
（一(yi)）排(pai)版裝訂。行(xing)政機(ji)關文稿(gao)A4型(xing)紙，上邊距：36mm，下邊距：35mm，左、右邊距：28mm。一般每面排(pai)22行(xing)，每行(xing)28個(ge)字。
黨委機(ji)關(guan)文稿B5型紙，上下邊距：25mm，左、右邊距：21mm。一(yi)般每面排20行，每行25個字。
常見問題是直(zhi)接(jie)應用微機自動(dong)生成(cheng)的模(mo)板，而(er)其默認(ren)頁(ye)邊距(ju)設置不(bu)是以上數值(zhi)，應予(yu)以修(xiu)改，將默認(ren)數值(zhi)修(xiu)改成(cheng)規定(ding)數值(zhi)。
（二）頁(ye)碼(ma)(ma)。置于版心下邊緣之一(yi)行，左(zuo)右各一(yi)條4號一(yi)字線，單頁(ye)碼(ma)(ma)居(ju)左(zuo)空一(yi)字，雙(shuang)頁(ye)碼(ma)(ma)居(ju)右空一(yi)字，目的是(shi)方便閱讀。但有很多公文的頁(ye)碼(ma)(ma)一(yi)律居(ju)中，還有的頁(ye)碼(ma)(ma)兩側沒有一(yi)字線。空白頁(ye)不標識頁(ye)碼(ma)(ma)。
三(san)、公文格(ge)式(shi)中常見的其(qi)他問題
（一）數(shu)字(zi)(zi)。一般情況(kuang)下，在(zai)公文(wen)中主要使(shi)用(yong)(yong)阿拉伯數(shu)字(zi)(zi)，如表示數(shu)量、長度、高度、面積(ji)、體積(ji)、重(zhong)量和百(bai)分比等(deng)。詞(ci)、詞(ci)組、成語(yu)(yu)、慣(guan)用(yong)(yong)語(yu)(yu)、縮略(lve)法和具有(you)修辭色彩語(yu)(yu)句中做為(wei)詞(ci)素使(shi)用(yong)(yong)的(de)數(shu)字(zi)(zi)應用(yong)(yong)漢字(zi)(zi)。排印正文(wen)時，數(shu)字(zi)(zi)、年份(fen)不能拆開回(hui)行(xing)。
（二）名稱(cheng)(cheng)。公文(wen)中第一次(ci)出(chu)現(xian)人名、地名、組織機構名均應全稱(cheng)(cheng)，使用(yong)簡(jian)稱(cheng)(cheng)必(bi)須是約定俗(su)成的規(gui)范(fan)化簡(jian)稱(cheng)(cheng)。為方(fang)便行文(wen)，如名稱(cheng)(cheng)較長，可在第一次(ci)使用(yong)時說明“以下簡(jian)稱(cheng)(cheng)為××××”，再次(ci)使用(yong)時用(yong)簡(jian)稱(cheng)(cheng)。
（三）時(shi)間。盡(jin)量避免(mian)使(shi)用(yong)一些交待不夠(gou)清楚的(de)(de)時(shi)間概念，如“去年”、“前(qian)天”等，而應寫明具(ju)體的(de)(de)年、月、日。年份一律使(shi)用(yong)公(gong)歷年份全稱，如1978年、2003年不能(neng)略(lve)為78年、03年。
