各單位、各部門(men):
為(wei)進(jin)一步做好2014年各(ge)類(lei)檔(dang)案(an)歸檔(dang)工作,確保我院(yuan)各(ge)類(lei)檔(dang)案(an)資(zi)料的(de)完整(zheng)性,現將有關事宜通(tong)知如下:
一、立(li)卷歸檔范圍(wei)
各(ge)部門凡是在(zai)2014年工作中(zhong)形(xing)成的(de)辦理完畢的(de)、具有(you)查考和利用價值的(de)文件(jian)、材料,都應收集齊全(quan),立成案卷。
二、立卷歸檔要求
1.歸檔的(de)文(wen)件材(cai)料(liao)要(yao)收集(ji)齊全完整。各(ge)部門收到的(de)上級文(wen)件(包括參加上級召開的(de)各(ge)種會(hui)議文(wen)件及其它(ta)材(cai)料(liao)),應(ying)及時轉交學院辦公(gong)室登記、傳閱。各(ge)部門對上級文(wen)件需長期貫徹執行的(de)、有利用價(jia)值的(de)文(wen)件、資料(liao),可(ke)保(bao)留復印件,不(bu)允許(xu)部門或(huo)個人分散保(bao)管使用,必(bi)須歸檔保(bao)管。
2.歸檔(dang)的文(wen)件(jian)材料必須使用鋼(gang)筆(碳(tan)素墨(mo)(mo)水和(he)藍黑(hei)墨(mo)(mo)水)書寫(xie)或(huo)打印,禁止使用圓珠筆、鉛筆、紅(hong)墨(mo)(mo)水和(he)純籃墨(mo)(mo)水。
3.各部(bu)門(men)要在平(ping)時立(li)卷(juan)的(de)基礎上進行系統(tong)的(de)分類(lei)、整(zheng)理(li),立(li)成案卷(juan),使用統(tong)一的(de)檔案盒(he)組裝。案卷(juan)目錄(lu)標題撰寫由檔案室(shi)統(tong)一編寫。卷(juan)內目錄(lu)和備(bei)考表的(de)填寫(或(huo)打印)要工整(zheng),清晰。
4.凡我院各部門存有歷年(nian)的具有保(bao)存價值(zhi)的檔(dang)案資料,應系統整理,立成(cheng)案卷,于2015年(nian)5月(yue)份(fen)前移交(jiao)檔(dang)案室。
三、立卷歸(gui)檔工作分(fen)工與送交(jiao)時間(jian)
1.文(wen)書(shu)檔(dang)案(an):分別由形成文(wen)書(shu)檔(dang)案(an)的黨政(zheng)辦公室、組織(zhi)人事處、工會、團委(wei)、紀委(wei)、學(xue)生處、教(jiao)務處等(deng)部門收集、整理、立卷,應在2015年5月份前向檔(dang)案(an)室移交。
2.教學檔(dang)案:分別由教務(wu)處(chu)(chu)、實訓中心(實習工廠)、學生(sheng)處(chu)(chu)、招就辦、成教處(chu)(chu)收(shou)集、整(zheng)理(li)、立卷。應在2015年9月份前向(xiang)檔(dang)案室移交。
3.會(hui)計(ji)(ji)檔案(an)(an):由財(cai)務處(chu)負責收集、整理、立卷。應在(zai)(zai)(zai)2015年(nian)6月份前向檔案(an)(an)室(shi)移交(jiao)。(當年(nian)會(hui)計(ji)(ji)檔案(an)(an)在(zai)(zai)(zai)會(hui)計(ji)(ji)年(nian)度終了后,可在(zai)(zai)(zai)會(hui)計(ji)(ji)部門保管二年(nian)后,再移交(jiao)檔案(an)(an)室(shi)。)
4.產品(pin)生產類檔案:主要包括高等(deng)學校在產學研過(guo)程中形成(cheng)的文件材(cai)料、樣品(pin)或者樣品(pin)照片、錄像等(deng)。應在2015年6月(yue)份(fen)前向檔案室移交。
5.出(chu)版物(wu)(wu)檔案(an):主要包(bao)括高等學(xue)校自行編輯出(chu)版的學(xue)報、其(qi)他學(xue)術刊物(wu)(wu)及本校出(chu)版社(she)出(chu)版物(wu)(wu)的審稿(gao)單、原稿(gao)、樣書及出(chu)版發(fa)行記錄(lu)等。應在2015年6月份前向檔案(an)室移(yi)交。
6.外(wai)(wai)事(shi)類檔案:主要包括學(xue)(xue)校(xiao)派(pai)遣有關(guan)人員(yuan)出(chu)席國際會議、出(chu)國考察、講(jiang)學(xue)(xue)、合作(zuo)研究(jiu)、學(xue)(xue)習進修的(de)(de)材料;學(xue)(xue)校(xiao)聘(pin)請的(de)(de)境外(wai)(wai)專(zhuan)家(jia)、教(jiao)師在(zai)教(jiao)學(xue)(xue)、科研等活(huo)動(dong)中形成的(de)(de)材料;學(xue)(xue)校(xiao)開(kai)展校(xiao)際交(jiao)流、中外(wai)(wai)合作(zuo)辦學(xue)(xue)、境外(wai)(wai)辦學(xue)(xue)及管理外(wai)(wai)國或者(zhe)港澳(ao)臺(tai)地區專(zhuan)家(jia)、教(jiao)師、國際學(xue)(xue)生、港澳(ao)臺(tai)學(xue)(xue)生等的(de)(de)材料;學(xue)(xue)校(xiao)授(shou)予境外(wai)(wai)人士名譽職務、學(xue)(xue)位、稱(cheng)號等的(de)(de)材料。
7.科(ke)研類檔案(an):主要包括科(ke)研準(zhun)備(bei)階段(duan)、研究實(shi)驗(yan)階段(duan)、總結(jie)鑒定階段(duan)、申報獎勵階段(duan)、推廣應(ying)用階段(duan)所形(xing)成的資料。應(ying)在2015年6月(yue)份前(qian)向檔案(an)室移(yi)交。
8.基建(jian)檔案:由(you)基建(jian)辦收集(ji)、整(zheng)理(li)、立卷。應于工程項目竣工驗收合(he)格后向(xiang)檔案室(shi)移(yi)交(jiao)。
9.聲像檔案:由宣傳處、電教(jiao)室負(fu)責收集、整理、立(li)卷(juan)。2015年9月(yue)份前向檔案室移交(jiao)。
希望各部(bu)門(men)及(ji)有關人員(yuan)認真對待,提高檔(dang)案(an)(an)收集意識,嚴把歸(gui)檔(dang)材料的質量(liang)關,按時向檔(dang)案(an)(an)室移交歸(gui)檔(dang),共同做好2014年(nian)檔(dang)案(an)(an)歸(gui)檔(dang)工(gong)作。
學院辦公室
2015年3月19日